华侨大学国际会议管理办法
第一章 总则
第一条 为加强学校国际会议管理服务工作,促进学科建设和国际交流合作协调发展,提升学校办学水平和国际影响力,根据《中央统战部贯彻<关于在华举办国际会议的管理办法>实施细则》(统办发〔2019〕11号),结合学校实际,制定本办法。
第二条 本办法中的国际会议是指在我国境内(不含港、澳、台地区)举办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区(不含港、澳、台地区)的自然科学类或社会科学类学术会议、论坛、研讨会、报告会、交流会。
第三条 国际会议的主要类型包括:由我校主办的国际会议;与国际组织及外国有关团体、机构共同举办或受其委托由我校承办的年会、例会及其他会议;国际组织及外国有关团体、机构单独举办涉及邀请我校参加的各类会议。
第二章 管理原则和要求
第四条 坚持以我为主,目的明确。举办国际会议应符合我国的根本利益和国情,符合我国外交全局和统战工作的实际需要,有利于提高我校学术水平和国际影响力。涉及领土主权、意识形态、民族和宗教等敏感问题的会议不宜举办;外方或境外背景可疑或带有对我不利政治企图的,以及内容重复、宽泛、无明确目的会议不得举办。
第五条 坚持统筹协调、从严掌握。严格会议审批制度,未经批准,学校各单位不得对外申办、承诺举办国际会议。经批准同意举办的国际会议,有关单位在对外申办过程中不得作出超出授权范围的承诺或承担额外的义务。严格控制会期、会议规模和会议规格,一般性国际会议,原则上不邀请党和国家领导人出席,也不邀请外国政要或前政要出席。各类国际会议,均不得擅自承诺党和国家领导人与会,不得为提高会议规格随意使用“峰会”“国际论坛”等称谓。从严限制国际会议形成固定年会或例会机制。
第六条 坚持厉行节约,讲求实效。要合理编制会议预算,严格限定经费开支范围和标准,严格按照《关于印发华侨大学会议费管理暂行办法(试行)的通知》(华大财〔2016〕38号)执行。
第三章 举办会议申报程序
第七条 国际交流合作处/港澳台侨事务办公室(以下简称国际处)是学校国际会议申报的归口管理部门,在我校举办的国际会议均应通过国际处报批。科学技术研究处、社会科学研究处分别负责对自然科学类和社会科学类会议进行学术和形式审查;社会科学类会议还应同时报送党委宣传部审核。财务处负责会议的预算审批。
第八条 会议的校内主办、共同举办或承办单位为第一责任单位(以下简称“责任单位”),负责会议的申报、纪律监督、总结、归档等事项。
第九条 申办、承办和举办国际会议,应填写《华侨大学举办国际/双边/海峡两岸会议申报表》(附件1),在规定的时间内报送国际处。当年9月20日前报送下一年度1-3月份拟举办会议的审批材料;当年12月20日前报送下一年度4-6月份拟举办会议的审批材料;3月20日前报送7-9月份拟举办会议的审批材料;6月20日前报送10-12月份拟举办会议审批材料。审批材料由国际处报送校领导审批,并上报中央统战部审批,同时抄送福建省人民政府外事办公室。国际会议的与会者中如有台湾学者,还需同时抄送福建省人民政府台港澳事务办公室。未按照规定时间报批的,不予受理。
第十条 会议原则上不邀请党和国家领导人出席,确有必要的,责任单位应根据会议和活动的主题、性质、工作需要,研究提出领导人出席(含致贺函)建议,写明出席理由、具体方式、时间、地点、报道方式及谈话参考,报送校长办公室审核,并由校长办公室上报中央统战部审批。会议主办单位不得通过其他渠道直接邀请。
第十一条 会议原则上不邀请外国政要(正部级及其以上官员)或前政要出席,确有必要的,责任单位应根据会议和活动的主题、性质、工作需要,研究提出建议,写明出席理由、具体方式、时间、地点、报送国际处审核,并上报中央统战部审批,同时抄送福建省人民政府外事办公室。未经批准不得对外发出正式邀请或作出承诺。
第十二条 凡涉及台湾问题或有台湾敏感人士参加的会议,责任单位应事先了解相关情况,拟定涉台工作预案,与申请报告一并报送国际处,并上报上级主管部门批准。
第十三条 经上级部门审批同意举办的会议,由国际处通知责任单位。责任单位应尽快落实会务筹备以及相关组织工作。
第十四条 会议材料的收集、整理、立卷、归档由责任单位负责。会议期间形成的有关文字材料、重要照片、讲话录音和录像等材料应及时归档。会议结束后,责任单位应在14天内填写《华侨大学国际/双边/海峡两岸会议总结表》(附件2)并附会议总结1份、会议照片2张,经责任单位负责人签字、加盖公章,报送国际处,并上报中央统战部。
第十五条 校内各单位举办国际会议,要加强前期调研,根据工作重点和实际需要,于每年9月15日前制订下一年度在华举办国际会议的计划,报送国际处汇总,由国际处报送校领导审批,并上报中央统战部审批。邀请重要外宾来访、出席在华举办的国际会议和大型涉外活动的计划未经批准,不得对外发出正式邀请或作出承诺。
第四章 参会申报程序
第十六条 校内各单位师生员工参加外国驻华使领馆、在华代表机构和境外团体、机构单独在华举办的国际会议,须在收到会议邀请通知后,及时填写《华侨大学参与国际/双边/海峡两岸会议申报表》(附件3),经受邀人所在单位负责人签字,加盖单位公章后,报送国际处备案,国际处根据实际情况,决定是否向上级主管部门报批。若为学术会议的,还需经科学技术研究处、社会科学研究处分别对自然科学类和社会科学类会议进行学术和形式审查,并对受邀人的会议论文或报告进行审查。未经批准,不得受邀参加此类会议。
第十七条 校内各单位师生员工参加第十六条规定的会议,需在会后14日内向国际交流合作处/港澳台侨事务办公室提交经本人签字的参会总结。
第五章 纪律监督
第十八条 学校相关单位应按照有关规定及本办法对举办或参与会议进行认真审核,严格把关。
第十九条 会议责任单位要加强国际会议中方人员的外事纪律教育和监督,中方与会人员应严格遵守外事纪律和外事规章制度,严守国家秘密。
第二十条 外事、纪检监察、审计、财务部门要加强对国际会议的监督和检查,对未履行报批手续或违反外事规定的单位和个人要严肃处理,并追究领导责任。
第二十一条 双边会议(指参会代表来自我国和其他一个国家)、海峡两岸会议参照本管理办法规定执行。
第二十二条 本管理办法由学校国际交流合作处负责解释,自发布之日起施行。
附件:1.华侨大学举办国际/双边/海峡两岸会议申报表
2.华侨大学举办国际/双边/海峡两岸会议总结表
3.华侨大学参加国际会议申报表
附件1
华侨大学举办国际/双边/海峡两岸会议申报表
填表人: 联系电话: 日期: 年 月 日
会议名称(中英文) |
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举办会议时间、地点 |
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主办、协办、合办单位及会务联系人、联系方式 |
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举办会议的由来、背景及必要性(不少于500字) |
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会议议题和主要内容 |
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会议日程安排 |
(格式:*月*日 上午:议程 下午:议程) |
会议规模、外宾人数、台湾学者人数, 与会境外学者名单 |
(格式:姓名+国别+工作单位+职称职务+联系方式) |
是否邀请党和国家领导人、省领导及外国政要 或前政要出席 |
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有关国际组织情况 |
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经费来源和预算 |
格式要求见《经费来源和预算表》 |
会议礼宾安排、会议语言 |
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相关涉台及其他敏感问题及对策 |
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会议主办、承办单位 签章 |
负责人签字 年 月 日 |
科研部门审核意见 |
负责人签字 年 月 日 |
宣传部审批意见 (仅限社科类会议) |
负责人签字 年 月 日 |
国际交流合作处 审核意见 |
负责人签字 年 月 日 |
分管外事工作 校领导审批 |
年 月 日 |
(注:可根据内容调整表格)
经费来源和预算
经费来源(请明确项目名称):
支出项目 |
金额(万元) |
备注 |
邀请嘉宾演讲费 |
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邀请嘉宾来访交通费 |
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邀请嘉宾食宿费 |
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会议用车费 |
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论文集出版费 |
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会议宣传费 |
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会场租赁费 |
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其他不可预计 |
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合计 |
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附件2
华侨大学举办国际/双边/海峡两岸会议总结表
填表人: 联系电话: 日期: 年 月 日
会议名称 |
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会议起止时间 |
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会议主题 |
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会议主席 |
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委托单位 |
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主办单位 |
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承办单位 |
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出席会议国家(地区)及人数(分别列出) |
(格式:姓名+国别+工作单位+职称职务+联系方式) |
国内主要参加单位及人数(分别列出) |
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会议交流学术论文 (篇数) |
国境外代表发表论文(篇数) |
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国内代表发表论文(篇数) |
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校内代表发表论文(篇数) |
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会议总结 (不少于1000字) |
可另附纸 |