第一章 总则

第一条 为更好落实《华侨大学合同管理规定》，明确相关具体工作内容，制定本办法。

第二章 管理部门及职责

第二条 发展规划处依据授权对学校合同事务进行管理，其主要职责为：

（一）制定学校合同管理的基本规章制度；

（二）审查合同示范文本，定期对各类合同示范文本的使用情况进行检查，并会同合同归口管理部门、法律事务办公室根据实际使用情况进行修订；

（三）组织或参与学校重要合同的起草、会审、洽谈和签订等工作；

（四）为各单位办理合同事务提供咨询服务，开展合同管理培训；

（五）指导合同归口管理部门、合同承办单位开展合同相关工作，督促合同履行和协助合同纠纷处理。对一般合同进行登记和编号。对学校范围内所有合同进行汇总、备案；

（六）完成学校交办的涉及合同管理的其他工作。

第三条 学校根据部门职责和业务范围确定合同归口管理部门，授权其管理职责范围内的合同。

（一）学校按照部门职责和业务范围确定合同归口管理部门，以文件形式告知全校其授权合同管理范围和期限等信息。

（二）授权单位及授权事项可根据学校机构改革及其职责调整做相应调整。

（三）其他职能部门因工作需要需学校授权进行业务合同管理的，可向学校提出授权申请，经审批同意后，以文件形式告知全校其授权管理范围和期限等信息。

学校按照以下规定对合同进行分类归口管理：

（一）货物与服务采购相关合同按照学校相关规定执行，物资采购中心负责归口管理学校货物及服务采购相关合同；

（二）人事处负责归口管理人事、劳动类合同；

（三）学生处负责归口管理学生就业创业实习基地合作、所属管理学生组织开展学生活动、大学生社会实践及国情教育基地等相关合同；

（四）保卫处负责归口管理安保、消防、交通设施等相关合同；

（五）国际交流合作处（含港澳台侨事务办公室）负责归口管理国际、港澳台合作与交流类合同，非学历学位继续教育类（不含华文教育类）合同；

（六）财务处负责归口管理银行借贷、财产保险、银行学校合作等相关合同；

（七）研究生院负责归口管理研究生层次的办学合同，包括合作办学、联合培养、研究生招生、研究生实践基地、研究生工作站等合同；

（八）教务处/教师发展中心负责归口管理本科层次的办学合同，包括境内合作办学、本科生联合培养与交流、本科教学实习实践基地、教材刊物出版、课程建设、教师培训等合同；

（九）华文教育处/国际中文教育办公室负责归口管理华文教育相关非学历学位继续教育和对外文化交流类合同；

（十）招生处负责归口管理全日制本科招生相关的设立海外招生处、境内外优质生源基地以及丝绸之路中国政府奖学金项目等相关合同；

（十一）科学技术研究处（含厦门工程技术研究院、泉州科学技术与社会发展研究院）负责归口管理科学技术研究类合同，专利、软件著作权、技术秘密等知识产权委托服务类合同以及技术转让（含入股、许可）类合同；

（十二）国内合作办公室负责归口管理与国家有关部委、地方政府及其部门、企事业单位的校地合作和产学研合作类合同；

（十三）社会科学研究处（含中华文化与世界文明研究院）归口管理哲学社会科学研究类合同；

（十四）实验室与设备管理处负责归口管理仪器设备（含开放共享类服务）和实验室维修改造合同；

（十五）后勤与资产管理处归口管理房屋土地类合同，市政基础设施和校园环境类合同，食品药品类合同，以及后勤综合类合同，基础维修办公室归口管理维修改造工程类合同；

（十六）基建处负责归口管理基建工程类合同；

（十七）校团委负责归口管理团属学生组织开展学生活动以及大学生社会实践基地等合作合同。

（十八）无明确归口管理部门的合同，由发展规划处确定合同归口管理部门或审批流程。

（十九）发展规划处负责归口管理本条（一）至（十八）之外的综合类合同。

第四条 合同归口管理部门主要职责为：

（一）分类制定职责范围内的合同示范文本；

（二）审核承办单位报送的合同；

（三）负责职责范围内的合同登记、编号和备案等工作；按要求向发展规划处报送合同相关数据；

（四）协调处理职责范围内的合同纠纷。

合同归口管理部门无法独立制定合同示范文本的，合同示范文本由发展规划处、法律事务办公室和合同归口管理部门共同制定。

第五条 合同涉及两个及以上归口管理部门职责的，由所涉部门根据合同性质和主要内容协商确定。所涉部门不能协商确定的，由发展规划处确定合同归口管理部门或审批流程。

第六条 合同承办单位的主要职责为：

（一）审核合同对方的主体资格、资信状况和履约能力等，做好风险防控；

（二）负责合同洽谈、文本起草、合同订立工作；

（三）负责合同履行、变更、终止、争议解决、备案、归档和保密管理等工作，妥善保管各环节具体工作形成的文件资料；

（四）定期评估总结本单位订立合同的履行情况，并报送发展规划处。

第七条 根据每项合同的实际情况和业务需要，由承办单位确定合同承办人。合同承办人须依照法律、法规和本办法的规定，按照所在单位的统一部署和要求开展工作，参与办理合同自最初协商起至履行完毕期间的所有相关事务，对中间出现的任何与合同有关的重要问题，承办人须及时向本单位主要负责人报告。

合同洽谈、签订、履行及纠纷处理过程中合同承办人工作变动的，合同承办单位应当及时确定新的合同承办人，并及时上报发展规划处。

原工作人员与继任者之间应在单位负责人监督之下办理合同管理交接手续，未完成交接者，所在单位不得为其办理工作变动手续。

第三章 合同洽谈和起草

第八条 本办法所称合同洽谈，是指通过国家及学校规定的方式，选择确定合同相对方并协商确定各方权利义务的过程。

采购类合同的洽谈和起草按照学校采购与招标管理相关规定执行。

第九条 对于影响重大、专业性较强的事项，合同承办单位应当邀请相关专业领域的专家共同参加洽谈。

第十条 合同承办单位在洽谈过程中，应当对洽谈相对方的主体资格、经营资质、资信状况、履约能力以及代理人的身份信息、代理权限等进行调查核实。

第十一条 经充分沟通并协商一致后，合同承办单位应当根据洽谈结果与合同相对方共同起草合同文本。合同文本原则上应当采用学校审定的示范文本，没有示范文本的，应当按照本办法的相关规定拟定合同。

第十二条 合同语言应当准确严谨，合同条款应当完整严密。合同内容一般应当包括以下条款：

（一）当事人的姓名或者名称和住所；

（二）当事人的权利、义务；

（三）标的、金额或者报酬、付款方式；

（四）数量、质量或者服务标准、检验与验收方法；

（五）履行期限、进度安排、履行地点和方式；

（六）合同变更方式、违约责任、争议解决方式；

（七）与具体合同有关的其他条款。

第十三条 合同可以根据学校主要权利和相对方主要义务的履行节点，约定学校合同解除权。合同约定的履行期限一般不超过五年。因合同所涉及的内容确需超过五年的，须经发展规划处审批并经学校批准。未经发展规划处审核并经学校批准，不得约定合同期限届满后自动续期。

第十四条 合同可以约定合同相对方保密义务，必要时可以另行订立保密协议。

第十五条 涉外合同需采用外文文本的，承办单位应当提供与其内容一致的中文文本。涉外合同有多个语种文本的，在不同文本冲突时尽可能以中文文本为准。涉及法律适用条款的，尽可能适用中国法律法规。

第四章 合同审批和订立

第十六条 学校对合同实施分层分类管理，按照性质、重要程度和金额大小等因素，将合同分为重大合同、专项合同和一般合同。

重大合同是指合同内容涉及“三重一大”事项，或者合同金额较大、法律关系较为复杂、对学校利益有重大影响的合同。重大合同事项范围具体如下：

（一）学校重要资产处置、重要办学资源配置的合同；

（二）学校校名冠用等无形资产授权使用的合同；

（三）与校外单位合作设立法人或非法人组织、共建产学研合作机构的合同；

（四）学校重要校地、校企合作事项、重大合资合作项目的合同；

（五）国家或者地方各类重点建设项目、重大基本建设或大额度基建修缮项目的合同；

（六）建立实质性合作关系的国内国（境）外科学技术文化交流与合作重要项目的涉外合同；

（七）重要设备和大宗物资采购或者购买服务的合同；

（八）标的金额超过500万元人民币的合同；

（九）涉及投资融资、担保、大额资金借贷等经营性活动的合同；

（十）涉及学校“三重一大”事项的其他合同。

专项合同是指学校授权归口管理部门管理的合同。

一般合同是指除重大合同和专项合同以外的其他合同。

第十七条 订立重大合同，应当履行下列流程：

（一）合同承办单位做好订立合同的前期洽谈、业务考察和资质考察等合同准备工作；

（二）合同承办单位将起草的合同报送发展规划处审核；

（三）由发展规划处协调相关业务部门进行会签；

（四）法律事务办公室审核通过后，呈报分管校领导审批并确定是否需要报校长办公会审议、党委常委会审定；

（五）做好合同的履行和备案、存档工作。

重大合同送审材料应该包括：

（一）合同目的、合同洽谈的背景和过程，具体承办人；

（二）合同相对方的主体资格、资信状况、履约能力和风险防控等情况；

（三）相关业务部门意见。

第十八条 订立专项合同，应当履行下列流程：

（一）合同承办单位做好订立合同的前期洽谈、业务考察和资质考察等合同准备工作；

（二）合同承办单位将起草的合同报送归口管理部门审核、审批；

（三）做好合同的履行和备案、存档工作。

第十九条 订立一般合同，应当履行以下流程：

（一）合同承办单位做好订立合同的前期洽谈、业务考察和资质考察等合同准备工作；

（二）合同承办单位将起草的合同报送法律事务办公室预审；

（三）发展规划处和法律事务办公室审核通过后呈报分管校领导审批；

（四）做好合同的履行和备案、存档工作。

第二十条 合同内容涉及多个部门的，由发展规划处或合同归口管理部门提交各相关部门会签。

未使用合同示范文本，或者对合同示范文本进行实质性修改，或者使用合同相对方提供的合同文本的，或者归口管理部门同时是合同承办单位的，合同应当报送发展规划处审查通过后，呈报分管校领导审批。

合同内容涉及收入分成和收费标准调整等的，还须提交财务处会签。各单位未落实预算来源，不得擅自签订资金支付合同。

第二十一条 会签部门审核意见应当明确、具体，禁止使用“阅”“基本可行”等模糊性语言。

第二十二条 合同承办单位应当按照合同归口管理部门、发展规划处的审核意见，与合同相对方协商修改合同。

第二十三条 根据国家以及学校相关规定，合同所涉事项需要履行特别审批手续的，合同承办单位应当依照下列规定履行相应手续：

（一）根据国家有关规定，应当由国家相关部门审查或者登记备案的，须履行相应程序；

（二）根据学校相关规定，涉及“三重一大”事项的，按第十六条、第十七条执行；

（三）根据学校关于采购与招标工作的相关规定，涉及采购与招标程序的,按照第三条和第八条执行；

（四）根据合同内容需要履行特别审批手续的，由发展规划处协调相关业务部门商定审批程序；

（五）其他类型的特别审批手续，由发展规划处报分管校领导后执行。

第二十四条 学校实行合同统一编号制度。

（一）以华侨大学名义对外签订合同的编号规则：

校合—年份—单位规范简称—内部分类—流水号

年份取4位阿拉伯数字；单位规范简称指负责合同登记的单位规范简称，原则上是合同归口管理部门，特殊情况下可以是合同承办单位，限4位以内英文大写首字母，规范简称超过4位汉字的，取前4位汉字的英文大写首字母；内部分类由合同登记单位自行分类，限6位以内英文字母或阿拉伯数字；流水号取4位阿拉伯数字。

（二）以部门、单位、学院名义对外签订合同的编号规则：

年份—合同承办单位规范简称—内部分类—流水号

年份取4位阿拉伯数字；合同承办单位规范简称限4位以内英文大写首字母，规范简称超过4位汉字的，取前4位汉字的英文大写首字母；内部分类由合同承办单位自行分类，限6位以内英文字母或阿拉伯数字；流水号取4位阿拉伯数字。

（三）以科研机构（包括研究院、研究中心等）名义对外签订合同的编号规则：

年份—科研机构挂靠单位规范简称—科研机构规范名称—流水号

年份取4位阿拉伯数字；科研机构挂靠单位规范简称指科研机构挂靠的学院或部门的规范简称，限4位以内英文大写首字母，规范简称超过4位汉字的，取前4位汉字的英文大写首字母；科研机构规范名称限6位以内英文大写字母，规范名称超过6位汉字的，取前6位汉字的英文大写首字母，流水号取4位阿拉伯数字。

第二十五条 开发建设华侨大学合同管理信息系统，对全校合同进行信息化管理。相关单位或负责人可以在华侨大学合同管理信息系统中进行合同的上传、下载、审核、审批、会签、用印申请、编号、复核、备案和数据汇总等工作。

第二十六条 合同签约时一般由合同承办单位负责人或者授权代表作为签约代表。涉及重大合同或其他情况无法确定签约代表时，由发展规划处根据合同相对方签约代表职务级别等情况，协调安排校方签约代表。

第五章 合同印章管理和使用

第二十七条 对业务归属明确、数量较多的部分专项合同类型，根据归口管理的实际需要，统一刻制华侨大学合同专用章并编号，由相应归口管理部门在学校授权范围内使用。各合同归口管理部门应当按照《华侨大学印章管理办法》，妥善管理和使用合同专用章。

经审核后，合同印章使用按照下列情形分别处理：

（一）需加盖“华侨大学”印章的合同，合同承办单位或归口管理部门凭分管校领导审批的材料到党委办公室/校长办公室加盖学校印章；

（二）需加盖合同专用章的合同，合同承办单位到相关归口管理部门加盖合同专用章；

（三）需加盖归口管理部门印章的合同，合同承办单位到相关归口管理部门加盖归口管理部门印章；

（四）需加盖承办单位印章的合同，由承办单位按相关规定加盖本单位印章。

合同有多页的，应加盖骑缝章。

合同承办人和合同承办单位对提交加盖印章的合同文本的内容真实性、完整性负责。提交盖章的合同版本应当与通过审批的版本保持一致。

第六章 合同履行和变更

第二十八条 合同签订后，合同承办单位应当本着诚实信用的原则全面履行合同，并根据合同约定的进度、节点等编制合同履行跟踪记录，督促合同相对方全面、及时履行合同。

第二十九条 合同内容涉及资金结算业务的，合同承办单位应根据合同约定及时向财务处申请办理资金结算，未按条款履约或未经审批备案的合同，财务处有权拒绝办理。

第三十条 发展规划处和归口管理部门应当督促合同承办单位做好合同履行工作。

第三十一条 合同履行完毕后，合同承办单位应当及时向合同归口管理部门、发展规划处报告合同履行情况及结果。

第三十二条 合同履行过程中需要补充、变更、解除合同的，合同承办单位应当与合同相对方积极协商，拟定补充、变更、解除协议，按照本办法第四章的相关规定审查签订。

第三十三条 法律法规及学校规章制度对合同的补充、变更及解除有特殊规定的，按照相关规定执行；原合同经过有关主管部门审批或者备案的，应当重新报有关部门审批或者备案；原合同经过公证的，应当重新办理公证。

第三十四条 合同补充、变更、解除应当采用合同文书的形式确定。

第七章 合同纠纷处理

第三十五条 合同承办单位是处理合同纠纷的第一责任单位，合同归口管理部门、发展规划处及法律事务办公室应当加强指导并积极协助。

第三十六条 合同履行过程中，合同相对方违反合同约定，不正确、不及时履行合同的，合同承办单位应当追究其违约责任，造成学校利益损失的，应当追究其赔偿责任。

第三十七条 因合同相对方的过错造成合同变更、解除的，合同承办单位应当按照法律法规及合同约定，要求相对方承担违约责任。

第三十八条 合同履行过程中出现下列情形，合同承办单位应当启动合同纠纷处理程序：

（一）发现合同显失公平或者对内容有重大误解，可能严重影响学校利益的；

（二）合同相对方有欺诈行为，损害学校利益的；

（三）合同相对方经营情况恶化，可能丧失履约能力的；

（四）合同相对方可能出现被撤销、吊销等导致其主体资格灭失或者重大变化的；

（五）合同相对方延迟履行、不履行或者不完全履行合同义务的；

（六）发生其他导致合同不能履行、合同目的不能实现或者可能损害学校利益情形的。

第三十九条 发生合同纠纷后，合同承办单位应当与合同相对方积极协商，并保存好往来函件、会议记录、电话录音等材料。

能够协商一致的，应当将解决方案报合同归口管理部门、发展规划处审核后执行，其中，重大合同的纠纷解决方案应当经法律事务办公室审查、分管校领导审批同意后执行。不能协商一致的，应当采取仲裁、诉讼等法律途径妥善解决，切实维护学校合法权益。

第四十条 涉及经费支出的合同发生纠纷时，合同承办单位可商法律事务办公室、财务处等相关部门研究是否应采取暂停、暂缓支付等措施。

第八章 合同档案管理

第四十一条 学校相关部门及其工作人员应当做好合同信息保密工作，未经批准，不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、技术秘密、商业秘密及学校内部信息。

第四十二条 合同签订后，合同承办单位留存一般合同原件，扫描件送交发展规划处备案；合同归口管理部门留存专项合同原件，并建立合同管理基本台账，每年1月底、6月底前将本学期扫描件、合同数量、合同金额等相关文件和数据送交发展规划处备案。扫描件篇幅较多的，可与发展规划处协商后，仅送交重要信息所在部分页面。发展规划处留存重大合同原件，并扫描保存。

第四十三条 合同承办单位应当做好合同原件及相关材料的归档工作。合同档案应当包括与合同立项、谈判、招投标、审批以及合同履行、变更、纠纷处理等相关的材料。处理合同纠纷涉及的协商记录、解决方案或者仲裁、诉讼等材料，由合同承办单位整理归档。

第四十四条 学校各单位应根据《华侨大学档案管理办法》等相关规定，做好本单位经手或管理的合同资料收集、整理、归档、统计和向档案馆移交原件等工作。

第九章 合同管理责任

第四十五条 本办法所称合同管理责任，是指在合同订立、管理工作中，违反国家法律法规、学校规定，因故意、重大过失给学校造成较大损失而应当承担的纪律责任和法律责任。

第四十六条 合同承办单位对合同的订立、送审、履行承担主体责任，单位主要负责人为第一责任人。发展规划处、法律事务办公室、合同归口管理部门根据职责分工承担相应的管理责任。

第四十七条 发展规划处和归口管理部门应当主动配合法律事务办公室、纪检监察办公室、审计处等部门依照各自权限对学校合同管理工作实施监督、检查与指导，发现问题应及时报告学校并进行纠正和查处。

第四十八条 违反法律法规和学校规定，造成学校损失的，应当追究有关单位、人员责任。

有下列情形之一的，学校可以视情节轻重，依据国家法律法规和学校相关规定，追究相关部门负责人、经办人及有关工作人员的纪律责任和法律责任，构成犯罪的，移交有关国家机关处理：

（一）未经授权、超越授权范围或者滥用代理权擅自对外订立合同，导致学校利益损失的；

（二）提供虚假资料或者虚构事实订立合同的；

（三）违反项目经费支出预算或者国家有关财经法律法规、学校财经制度订立合同的；

（四）未按相关规定提交审查、报批、备案，擅自对外订立合同给学校造成利益损失的；

（五）在谈判、签订、履行合同中滥用职权、玩忽职守，致使学校利益遭受损失的；

（六）在订立、履行合同过程中，因严重不负责任被诈骗，致使学校利益遭受损失的；

（七）与他人恶意串通，或者利用合同谋取私利，损害学校合法权益的；

（八）遗失、篡改或者擅自销毁合同及相关文件，导致学校利益遭受损失的；

（九）因故意或者重大过失泄露合同所涉及秘密信息的；

（十）未及时妥善处理合同纠纷，或者擅自放弃权利，导致学校利益遭受损失的；

（十一）其他违反法律法规和学校相关规定的行为。

第十章 附则

第四十九条 合同归口管理部门根据实际工作需要制定的专项合同管理细则，应当遵循《华侨大学合同管理规定》和本办法，并报发展规划处备案。

合同承办单位根据本办法和授权范围制定或者完善的本单位合同事务管理细则，应报合同归口管理部门和发展规划处备案。

第五十条 本办法由发展规划处负责解释。

第五十一条 本办法自发布之日起施行。